15 år med digital drift og effektivisert hverdagen til Ryfylke Friluftsråd

Et langvarig partnerskap som fortsatt leverer resultater

I 15 år har Origin vært en tett samarbeidspartner med Ryfylke Friluftsråd, og utviklet en skreddersydd web applikasjon som har blitt ryggraden i organisasjonens daglige drift. Det som startet som et behov for bedre oversikt over vedlikeholdsoppgaver, har utviklet seg til et omfattende system som har revolusjonert måten Ryfylke Friluftsråd arbeider på.

Om kunden

Ryfylke Friluftsråd er et kommunalt oppgavefellesskap som består av ni medlemskommuner: Stavanger, Sandnes, Sola, Randaberg, Strand, Hjelmeland, Suldal, Sauda og Kvitsøy. Med ni ansatte fordelt på åtte årsverk forvalter organisasjonen hundrevis av viker, sund, holmer og skjer langs Vestlandskysten. Deres arbeid gjør det mulig for innbyggere og besøkende å nyte naturen uten å sette for sterke fotavtrykk.
Organisasjonen driver to båter som er essensielle i det daglige arbeidet. Finansieringen kommer fra medlemskontingent, samt fylkes- og statstilskudd. Dette gjør transparent og profesjonell rapportering tilbake til medlemskommunene helt avgjørende.

Utfordringen

Da Ryfylke Friluftsråd tok kontakt med Origin for 15 år siden, manglet de et digitalt system for å holde oversikt over vedlikeholdsoppgaver som varierte fra klipping av plen og henting av søppel til større tilretteleggingsprosjekter. Planlegging av ukentlige arbeidsoppgaver var tidkrevende, og rapportering til de ni medlemskommunene krevde manuell samling av data. Det var også utfordrende å holde orden på drift av maskiner og båter, samt timeføring på ulike prosjekter. Organisasjonen trengte et system som kunne samle alt dette i én løsning, samtidig som det var fleksibelt nok til å tilpasses fremtidige endringer.

Løsningen

Origin utviklet en skreddersydd web applikasjon designet spesifikt for Ryfylke Friluftsråds behov. Fra første dag var målet å lage et system som kunne vokse og tilpasses fremtidige behov, noe som har vist seg avgjørende for suksessen gjennom 15 år.

Kjernen i systemet er en intuitiv planleggingsmodul som har gjort det svært brukervennlig og effektivt å lage ukentlige arbeidsplaner. Teamet kan nå raskt få oversikt over tilgjengelige ressurser, prioritere oppgaver og fordele arbeidet optimalt. Planleggingsmodulen gir en visuell oversikt som gjør det enkelt for alle å forstå hva som skal skje i løpet av uken.

Systemet fungerer også som et komplett vedlikeholdssystem hvor alle oppgaver registreres og følges opp. Når en badeplass trenger klipping eller søppeldunkene er fulle, registreres dette i systemet, tildeles riktig person og statusen oppdateres underveis. Dette gir oversikt både for de som utfører arbeidet og for ledelsen.

Timeføring er integrert direkte i systemet, noe som gjør det enkelt å registrere arbeidstimer på spesifikke oppgaver og prosjekter. Dette gir verdifull innsikt i tidsbruk og danner grunnlag for bedre planlegging og nøyaktig rapportering til medlemskommunene.

En annen sentral funksjon er logging av drift på maskiner og båter. Systemet varsler når det er tid for service, holder oversikt over drivstofforbruk, og dokumenterer all bruk. Dette bidrar til å forlenge levetiden på utstyret og unngå kostbare havar

Rapportering som bygger tillit

Prosjektrapporteringen til medlemskommunene er en av systemets viktigste funksjoner. I dag kan organisasjonen med noen få klikk generere detaljerte rapporter som viser nøyaktig hva som er gjort, hvor mange timer som er brukt, og hva kostnadene har vært. Rapportene kan tilpasses for hver kommune, slik at de får informasjon relevant for deres område. Dette profesjonelle rapporteringssystemet har ikke bare spart tid, men også bygget tillit og troverdighet overfor finansiørene.

Kontinuerlig utvikling gjennom 15 år

Det som virkelig skiller dette partnerskapet ut, er hvordan løsningen har utviklet seg over 15 år. Ryfylke Friluftsråds arbeidsmåter har endret seg, nye teknologier har kommet til, og krav til dokumentasjon og rapportering har økt. Origin har gjennom hele perioden vært en aktiv partner som har lyttet til tilbakemeldinger og kontinuerlig tilpasset systemet til nye behov. Denne fleksibiliteten har vært avgjørende for at systemet fortsatt er relevant og verdifullt.

En stor suksess

I dag beskriver Ryfylke Friluftsråd web applikasjonen fra Origin som et essensielt verktøy for effektivisering av deres drift. Systemet brukes daglig av alle ansatte og har blitt en naturlig del av arbeidsflyten. Tidsbesparelsen på planlegging alene er betydelig, og den fulle oversikten over vedlikeholdsbehov sikrer at ingen områder blir forsømt.

For medlemskommunene har den profesjonelle rapporteringen skapt økt trygghet og tillit. De kan nå se konkret hva pengene deres går til og hvordan ressursene fordeles over året.

Veien videre

Etter 15 år sammen fortsetter partnerskapet mellom Origin og Ryfylke Friluftsråd. Dette case-studie viser verdien av langsiktige partnerskap i IT-bransjen, hvor leverandøren virkelig forstår kundens virksomhet og forplikter seg til å levere verdi over tid. Dette er historien om hvordan riktig teknologi, kombinert med forpliktelse til kontinuerlig forbedring, kan transformere måten en organisasjon arbeider på og skape varig verdi.

Hvorfor dette er relevant for deg

Hvis du trenger et system som vokser med organisasjonen:

Kanskje driver du ikke et friluftsråd. Men hvis du har daglige arbeidsoppgaver som må planlegges, ressurser som må følges opp, og rapporteringskrav til finansiører eller samarbeidspartnere – er dette et godt eksempel på hva vi kan lage.

Vi lager ikke systemer for i morgen. Vi lager systemer som fortsatt fungerer om 15 år, fordi vi er der når behovene endrer seg.

Hvis du trenger en partner som forplikter seg over tid, ta kontakt. Vi kan snakke om hva som er mulig.

Hvis du er utvikler som leter etter varierte utfordringer:

Ryfylke Friluftsråd er ett eksempel på bredden i prosjektene vi jobber med. Det er et relativt lite prosjekt med en hyggelig kunde, men det er også et prosjekt som har levd i 15 år fordi det er bygget riktig fra starten.

Å lage systemer som varer krever god arkitektur, forståelse for hvordan behov endrer seg over tid, og evnen til å skrive kode som andre (eller du selv om fem år) kan vedlikeholde og utvide. Det er en annen type håndverk enn å levere raskt og gå videre.

Vi jobber ikke med én bransje eller én type problem. Fra små, solide systemer til komplekse SaaS-plattformer – det som er felles er langvarige kundeforhold, varierte tekniske utfordringer, og muligheten til å se resultatene av arbeidet ditt over tid.

Vi er alltid på jakt etter dyktige medarbeidere. Hvis du er nysgjerrig, send en melding – så tar vi det derfra.