But hero logo

Medlemsregister for Rogaland Teater

Når et utdatert system ikke strekker til lenger

Rogaland Teater driver Barne- og ungdomsteatret (BUT) – et tilbud som er enormt populært. Hvert år i mai åpner de for påmelding, og hundrevis av barn og unge søker om å bli med. Med 25 plasser per klassetrinn fra 2. til 10. klasse, 50 plasser for videregående og 12 plasser til Teknikerklubben, blir det en god del administrasjon.

Teatret hadde et gammelt system som hadde gjort jobben i mange år, men nå trengte de noe mer moderne. Noe som kunne digitalisere hele søknadsprosessen. Noe som var intuitivt nok til at folk kunne sette seg inn i det uten lang opplæring. 

De tok kontakt med oss.

- Foto: Minna Suojoki

Et system bygget for hvordan teatret faktisk jobber

Vi utviklet et medlemsregister som håndterer hele flyten – fra søknad kommer inn til medlem er registrert, gruppert og aktiv i forestillinger.

Søknadsskjemaet legges ut 1. mai hvert år. Når en søknad godkjennes, opprettes automatisk et medlem med all informasjon fra søknaden. Ingen dobbeltregistrering, ingen kopiering av data.

Uttrekningen av hvem som kommer inn er en stor sak for teatret. Systemet håndterer regler: søknadene er anonymiserte, sortert etter klassetrinn, vektet etter hvor mange ganger barnet har søkt tidligere, og randomisert innenfor hver kategori. Alt for å gjøre prosessen rettferdig og transparent.
Foto: Stig Håvard Dirdal

Et system bygget for hvordan teatret faktisk jobber

Oversikt når det trengs

Medlemsregisteret er bygget rundt søkbare tabeller som gir deg oversikt over søkere, medlemmer, grupper og prosjekter. Du kan filtrere, sortere, ekspandere rader for mer informasjon, og velge flere medlemmer samtidig for å sende e-post eller flytte dem mellom grupper.

Det er ingen unødvendige klikk. Du ser den informasjonen du trenger når du trenger den. Ventelister, betalingsoversikt, hvem som er aktiv i hvilke forestillinger – alt er tilgjengelig med noen få klikk.

Vi la også inn funksjoner for de praktiske tingene teatret trenger: registrere betaling av kontingent, automatisk oppdatering av klassetrinn, arkivering av gamle medlemmer og søknader.

Migrering uten hodepine

Vi laget en enkel rutine for å få over all historisk data fra det gamle systemet. Vi strukturerte databasen slik at medlemmer, grupper og prosjekter enkelt kunne importeres. Teatret mistet ingen informasjon i overgangen.

Brukervennlighet som faktisk fungerer

Vi hadde et klart mål fra starten: systemet skulle være selvforklarende. Ingen skal trenge lang opplæring for å finne det de leter etter eller gjennomføre vanlige arbeidsoppgaver.

Resultatet er et grensesnitt som er lett å lese, oversiktlig og logisk bygget opp. De som jobber med det daglig bruker mindre tid på administrasjon og mer tid på det som betyr noe – teatret.

Hvorfor dette er relevant for deg

Hvis du har medlemmer, søknadsprosesser eller administrative utfordringer:

Kanskje driver du ikke et barne- og ungdomsteater. Men hvis organisasjonen din har medlemmer, søknadsprosesser, grupper eller prosjekter som må administreres – og hvis dere bruker for mye tid på manuelle rutiner eller et utdatert system – er dette et godt eksempel på hva vi kan lage.

Vi lager systemer som passer måten du faktisk jobber på. Ikke omvendt.

Hvis du har en administrativ utfordring som kunne vært enklere, ta kontakt. Vi kan snakke om hva som er mulig.

Hvis du er utvikler som leter etter varierte utfordringer:

Medlemsregisteret for Rogaland Teater er ett eksempel på bredden i prosjektene vi jobber med. Det er et relativt lite prosjekt med moderne front-end og back-end arkitektur, og en hyggelig kunde som setter pris på godt håndverk.

Ikke alle prosjekter trenger å være massive. Noen av de mest tilfredsstillende prosjektene er de hvor du kan bygge noe solid, bruke moderne teknologi på riktig måte, og ha en kunde som forstår verdien av det du lager.

Vi jobber ikke med én bransje eller én type problem. Fra små, veldesignede systemer til komplekse SaaS-plattformer – det som er felles er varierte tekniske utfordringer, langvarige kundeforhold, og muligheten til å bli god på noe over tid i stedet for å hoppe mellom korte prosjekter.

Vi er alltid på jakt etter dyktige medarbeidere. Hvis du er nysgjerrig, send en melding – så tar vi det derfra.

Foto: Henriette Time.

Hvorfor dette er relevant for deg

Ta kontakt

Vi er her for å hjelpe deg med å utvikle og forbedre virksomheten din.

Ta gjerne kontakt om du har spørsmål, ideer til prosjekter eller ønsker mer informasjon om hva vi kan bidra med.

La oss finne en løsning sammen.

Rune Løvik
rune@origin.no
Telefon: 905 66 535

Ta kontakt